5 práticas de sucesso para lidar com mudanças em projetos industriais!

Mudança sempre é um tema relevante nos departamentos de engenharia e manutenção das fábricas ao redor do mundo. Em alguns times de projeto, a palavra por si só já dá até arrepios!

Quantas vezes o time está naquela fase de finalização do design de uma nova instalação e de repente, surge uma nova necessidade não prevista pela operação ou manutenção e até mesmo pela diretoria de novos negócios?

Aí começa aquela velha resistência às mudanças, e por incrível que pareça, é justamente nesta reação de resistência que se encontram os maiores problemas da gestão de mudanças!

Por isso, aí vai a primeira lição! Não faz parte da função do gerente de projetos, nem muito menos do time do projeto, resistirem à mudança! Ela existe, existirá e não há o que fazer além de gerí-la o melhor possível.

E é justamente por não estar, na maioria das vezes, preparados para gerir a mudança que alguns líderes e gerentes de projetos industriais acabam resistindo a ela.

Por isso fizemos este e-book com lições práticas de como lidar com a gestão de mudanças no ambiente de projetos industriais.  

 

 

Lição 1 - O Acordado não sai caro!

Antes de começar qualquer projeto estabeleça com seu patrocinador até que ponto ele admitirá mudanças no projeto. Com base na resposta dele você identificará as chamadas restrições, ou seja, pontos cruciais para o patrocinador do projeto que não podem ser alterados. Divulgue extensamente para o seu time e para outras partes interessadas estas restrições, exemplos de restrições:

 

  • Um projeto de revamp onde o patrocinador precisa que as máquinas sejam compradas de um fornecedor específico que tem acordo internacional.

  • Um projeto que precisa da fábrica parada e portanto só pode ser feito dentro de um calendário específico.

 

As restrições darão a ti como gerente de projeto uma ideia do que poderá ser alterado ou não durante o projeto. Outro acordo a ser feito com o patrocinador é o quanto de contigência de gerenciamento você terá (5%, 10% do orçamento total?) e qual o seu limite financeiro de aprovação de mudanças para cada projeto. Este acordo também evitará futuros conflitos e mostrará para ti desde o início do projeto o nível de flexibilidade que você tem para lidar com mudanças.

 

 

Lição 2 - Ouça com carinho qualquer solicitação de mudança, por mais absurda que seja!

Em projetos com muitas partes interessadas envolvidas você precisa equilibrar resultado com relacionamentos, principalmente em uma fábrica com muitos projetos.

Por isso muitas vezes apenas ouvir uma solicitação de mudança e mostrar interesse é uma boa prática.

Seja educativo em mostrar as vantagens e desvantagens da mudança e deixe o solicitante tirar suas próprias conclusões, se a mudança for pequena e estiver no seu limite de autoridade não incomode seu patrocinador, faça os ajustes e atenda a solicitação.

Na conversa com as partes interessadas faça questão de mostrar que as mudanças possuem um fluxo de aprovação, mas que você está atento a avaliar as solicitações. Isso aumentará aos poucos o engajamento da fábrica nos projetos e dará confiança para acelerar processos de aprovação.

Por isso esteja sempre atento as partes interessadas, ouvindo-as sempre que possível.

 

Lição 3 - Antes de atender a solicitação tenha a capacidade de simular o impacto no projeto!

Entender os impactos no custo, prazo, restrições e requisitos do projeto antes de aprovar a mudança é uma prática essencial.

Mas muitos líderes de projeto têm dificuldade de fazer essa avaliação na velocidade em que as mudanças são impostas.

Por isso tenham sempre em mãos uma ferramenta que lhe permita simular o impacto dessa mudança.

Os softwares BIM e CAD3D hoje são uma realidade de menor custo e também funcionam como ferramentas de gestão de mudanças em projetos industriais.

Configurar essas ferramentas para permitir simulações financeiras que mostre a diferença de custo entre a opção A ou B por exemplo é um passo a mais para ter uma gestão de mudanças competitiva que entregue ao seu patrocinador mais agilidade para que ele possa fazer os ajustes necessários as mudanças de expectativas de vendas por exemplo.

 

 

Lição 4 - Dê feedback às solicitações de mudança mesmo quando não aprovadas!

Seja transparente e faça uma comunicação adequada da gestão de mudanças com as principais partes interessadas.

Oriente o patrocinador do projeto de forma clara e imparcial.

Lembre-se também que num ambiente industrial você terá outros projetos pela frente e precisará de apoio das outras áreas, por isso manter uma comunicação transparente do status de cada solicitação de mudança ajudar a criar e manter uma relação de confiança com as principais partes interessadas da fábrica o que é essencial num ambiente de múltiplos projetos.

Essa comunicação pode ser feita dentro dos relatórios que você já faz para o time do projeto. Inclua um campo, gestão de mudanças e informe neste campo as mudanças solicitadas, as aprovadas e as não aprovadas. Isso tornará o tema conhecido de todos e fará com que as partes interessadas percebam que existe um controle e um fluxo para alterações no projeto.

 

 

Lição 5 - Se aprovada a mudança, comunique adequadamente a todo o time do projeto!

Se a mudança agregar valor ao projeto, reduz custo e prazo ou fortalece um requisito, divulgue e elogie o solicitante!

Em qualquer situação revise os principais documentos do projeto, quando aplicável, como cronograma, termo de abertura e escopo de trabalho.

Mas se a mudança for sutil apenas deixe todos informados por email e coloque numa lista de ajustes de documentos que serão feitos após a construção (as built). Revisar papel durante a execução da mudança, só por revisar, não faz sentido.

Também não despreze os novos riscos trazidos pela mudança e se tiver uma gestão de riscos divulgue os novos riscos para o time. Estimule o time a pensar neles e desenvolver planos de contingência viáveis. Olhem também os riscos de segurança de processo, principalmente em mudanças técnicas nos projetos de engenharia!

 
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